10 consejos que te harán un experto en facturación electrónica

Para estas alturas del partido estamos seguros de que ya has iniciado con tu facturación electrónica, pero, ¿lo estás haciendo bien? Aquí te compartimos 10 consejos que te harán un experto en facturación electrónica y te permitirán obtener los mayores beneficios de ésta:

1. Factura con un PAC.

Hasta el momento solo existen 79 proveedores autorizados por el SAT para asignación de folio e incorporación de sello digital, por lo que es importante que te asegures de contar con los servicios de uno de ellos para asegurarte de que tus facturas sean válidas y legales. Consulta la lista completa de PACs en este link, así como aquella de las empresas que han sido revocadas aquí. ioFacturo cuenta con la autorización oficial del SAT por lo que nunca tendrás problemas con la legalidad de tus documentos tributarios.

2. Utiliza los servicios de más de un PAC al mismo tiempo.

Imagina que tienes que enviar una factura urgente, es el último día del mes y es necesario que entregues el comprobante fiscal antes de las 12:00 pm. Intentas entrar a tu portal de facturación y hay un problema en el servicio por lo que pasarán varias horas antes de que puedas facturar. No dejes que esto suceda, como contribuyente tienes el derecho a facturar a través de cualquier PAC por lo que es una buena idea contar con una segunda opción en caso de que uno de los dos tenga un problema. ioFacturo te ofrece la posibilidad de facturar de forma totalmente gratuita durante el primer mes posterior a tu registro por lo que no pagarás más y podrás conocernos sin dejar de utilizar los servicios de tu proveedor actual. Una vez terminado el mes gratuito podrás adquirir el plan que mejor se ajuste a tus necesidades o adquirir un número de ioCréditos que utilizarás cuando lo creas necesario.

3. Cuida tu dinero.

Una de las grandes ventajas de la facturación electrónica es el ahorro que representa en costos de impresión, mensajería, administración y resguardo; pero si no tienes cuidado podrías estar perdiendo tu dinero en servicios que no necesitas o costos ocultos. Infórmate sobre las opciones que existen de planes, paquetes y precios para pagar exclusivamente por lo que necesitas. ioFacturo te ofrece muchas opciones que podrás conocer en este link, sin costos ocultos ni cargos extras y con la posibilidad de utilizar el sistema de ioCréditos a través de los que pagas exclusivamente por los servicios que utilizas. Una vez que los hayas usado todos, puedes volver a adquirir un paquete de ioCréditos para continuar facturando.

4. Asegúrate de poder facturar desde cualquier lugar.

Existen servicios que te piden instalar un software en tu equipo para poder facturar a través de él, pero PACs como ioFacturo ofrecemos la posibilidad de facturar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Gracias a que nuestro sistema funciona a través de web services, no importa en que lugar del mundo te encuentres, lo único que necesitas es un dispositivo (desktop, laptop, tablet o smartphone) con acceso a internet para ingresar en tu cuenta y emitir los documentos que necesites.

 

5. No te quedes corto.

El objetivo de cualquier empresa es aumentar sus ventas, pero ¿qué pasa si tu proveedor de facturación no puede darte el volumen que requieres? ioFacturo cuenta con una escalabilidad infinita por lo que no tendrás problema en aumentar tu facturación mensual de decenas a cientos o miles. Siempre recibirás la misma eficacia y velocidad en el servicio.

6. Al enviar una factura, envía el archivo XML.

Este es un error muy común cuando se trata de facturación electrónica, enviamos o recibimos un archivo PDF en el que podemos ver todos los datos y damos por hecho que esta es nuestra factura, pero no. El archivo XML que genera tu sistema de facturación electrónica es la factura en sí, no puedes leerlo porque se encuentra encriptado y es por esto que se acompaña de una representación gráfica de la misma en un archivo PDF. De esta manera podemos conocer qué es la información que se encuentra resguardada en la factura (archivo XML) y verificar que sea correcta, mas no es legal presentar un archivo PDF ante el SAT para efectos tributarios. La mejor opción es enviar ambos archivos o en caso de que seas tú el receptor, verificar que cuentes con los dos.

7. Resguarda tus facturas por 5 años.

Este es el tiempo obligado que el SAT solicita resguardes todos tus documentos tributarios. Puedes resguardarlos en un disco duro, en tu computadora o en la nube, pero al hacerlo corres peligro de perder alguno de ellos o de que algo le suceda a tu información. ioFacturo automáticamente resguarda todas tus facturas por el tiempo obligado por lo que al facturar con nosotros no tendrás que preocuparte de buscar otras herramientas de archivo. Otra buena opción para tus facturas recibidas es la herramienta ioBuzón que te ofrece ioFacturo, la cual funciona como un buzón de recepción que valida y resguarda todas las facturas que te envíen tus proveedores.

8. Valida tus facturas.

De acuerdo a las normas del SAT es responsabilidad del contribuyente validar todas sus facturas recibidas, esto quiere decir que es tú responsabilidad asegurarte de que la información que las facturas que recibes contienen sea real y legal. ioFacturo también te ofrece este servicio dentro de la herramienta ioBuzón, a través de la cual todas las facturas que recibas se revisan para verificar su validez y en caso de presentar algún problema se regresan a su emisor para ser emitidas de nuevo.

9. No te olvides del diseño.

Aún cuando no es requerimiento oficial el contar con un diseño particular en tus facturas, es una buena idea incluir el logo de tu empresa y elegir los colores de esta para la emisión de tus facturas. Recuerda que la publicidad se encuentra en todas partes y tus facturas también son un medio de branding que dará mayor solidez a tu marca. ioFacturo te permite hacer todo esto y más ya que si tienes algún diseño particular que quieras implementar puedes utilizar la herramienta de ioLayouts para tener facturas electrónicas únicas y ajustadas a tus sistemas internos.

10. Manténte asesorado y si tienes dudas pregunta.

La facturación electrónica se encuentra en constante cambio, surgen nuevas normativas, cambian las que ya estaban establecidas, y en algunos casos podemos perdernos entre tanta información. Te aconsejamos elegir un sistema de facturación que te ofrezca un buen servicio al cliente y asesoría de manera que puedas resolver cualquier duda de forma rápida y sencilla. ioFacturo te ofrece atención personalizada a través del correo electrónico soporte@iofacturo.mx, el chat en vivo en nuestro portal o nuestras redes sociales. No dudes en contactarnos si tienes alguna pregunta sobre todos los servicios mencionados en este artículo o si quisieras saber más sobre tu facturación electrónica en general.