Agiliza tu negocio teniendo juntas más eficientes

Las juntas son probablemente una de las actividades laborales que todos tratamos de evitar, pero es imposible. Es necesario reunir a las distintas partes de una empresa de forma que los proyectos se lleven acabo, pero, ¿sabías que tus juntas podrían ser más eficientes?

Así es, juntas más eficientes equivalen a procesos más rápidos, mejores y con menos problemas, empleados más motivados y felices, y resultados óptimos en menor tiempo. Es por esto que te compartimos algunos consejos que te ayudarán a lograrlo:

1. Reduce tu número de juntas

Uno de los problemas más comunes cuando se trata de reuniones laborales, es el hecho de que las juntas semanales suelen no tener objetivos fijos.  Evita las reuniones sin sentido y elige mejor menos juntas con más contenidos, es decir, requiere de la presencia de los miembros de tu empresa que realmente deban estar ahí y define objetivos claros para cada reunión.

2. Calcula el costo de tus reuniones

Toda reunión tiene un costo en tiempo, recursos y personal, sin mencionar el capital que se pierde al tener a ciertos empleados dentro de una reunión en vez de realizando sus actividades. Para calcular el costo de una de tus reuniones descarga alguna de las aplicaciones en el mercado dedicadas a ello como Meeting Cost Calculator para iOS, Meeting Cost Meter para Windows o Meeting Cost Calculator para Android. Otra opción es hacerlo utilizando sitios web que también te permiten realizar estos cálculos.  Una vez que sepas el costo real de una reunión, podrás tomar decisiones más inteligentes sobre las mismas.

3. Saca tu reunión de la oficina

En muchos casos, después de estar sentados por largos periodos de tiempo y cuando las reuniones tienen distintas directrices y se deben tomar decisiones, puede ser complicado para una persona seguir el hilo de todas las conversaciones o puede sentirse ansiosa cuando sea su turno de participar. Cuando se trate de una reunión especialmente importante, intenta moverla a otro espacio: una terraza, cafetería o algún lugar al aire libre. Esto le permitirá a tu equipo relajarse y probablemente les ayude a tomar mejores decisiones. Para un pensamiento «out of the box» es necesario literalmente «salir de la caja».

4. Usa la tecnología para mejorar tus juntas

Existe un número importante de herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a reducir el tiempo de tus reuniones, asegurarte de que no se pierdan los objetivos de la junta y dar seguimiento a las acciones posteriores a esta. Un buen ejemplo de ello son los programas LessMeeting y UberConference que te permiten llevar un control sobre todo lo que está sucediendo en la junta, realizar videoconferencias con miembros fuera de la oficina, agendar eventos o recordatorios en los calendarios de los asistentes, crear anotaciones, delegar responsabilidades y compartir archivos o documentos para trabajos en grupo.

5. Ilustra tus reuniones

No hay nada más complicado que poner atención a una presentación de 50 diapositivas. Especialmente cuando el diseño o contenido es monótono y poco interactivo. Una solución que han encontrado las grandes compañías es el contratar ilustradores que vayan diseñando en un pizarrón o tableta los puntos destacados de la presentación del orador. Estos se van ilustrando conforme la junta se lleva a cabo, provocando que los asistentes se involucren con lo que sucede frente a ellos y tengan un mejor entendimiento de aquello que se está desarrollando.

Estamos seguros de que estos consejos te ayudarán a crear un mejor y más eficiente ambiente de trabajo y obtendrás mejores resultados por parte de tu equipo. ¡Suerte!